Refleksje coacha – Solution Focused Coaching (SFC)

„Managerowie zorientowani na problem pytają: Co działa źle? Co nie działa? Dlaczego?
Managerowie skupieni na rozwiązaniach pytają: Co działa dobrze? Co idzie dobrze w firmie? ”

cz.I. Solution Focused Coaching. Informacje ogólne.

Przyjrzyj się przez chwilę najbardziej strategicznym spotkaniom: by dowiedzieć się co firma potrzebuje zrobić w przyszłości niektórzy managerowie czują potrzebę wypowiedzenia długiej dołującej listy tego, co idzie źle. Co nie jest dobre albo co nie jest dobre wystarczająco? Dlaczego konkurenci są lepsi? Co już dawno powinno być zrobione? Jakie są powody dla których nie zrobiliśmy jeszcze x,y,z? Kto ponosi odpowiedzialność za to, że jesteśmy w tym miejscu? Czy ja to wina? Ile czasu już straciliśmy i jak niewiele czasu zostało?
Te same pytania pojawiają się na większości poniedziałkowych spotkań: czas jest wykorzystywany do tego mówienia o tym co poszło źle w ubiegłym tygodniu, jakich problemów należy oczekiwać w tym tygodniu i z jakimi sobie radzić w międzyczasie. W czasie tych zorientowanych na problem spotkaniach, twój zespół staje się coraz bardziej i bardziej zaabsorbowany wymyślaniem każdego problematycznego aspektu całej sytuacji. Managerowie są w tym naprawdę dobrzy. Są w tym wytrenowani. Wchodzą we wszystkie możliwe aspekty, szczegóły „dlaczego” i „dlaczego nie?”. Kiedy każdy próbuje coraz dogłębniej zrozumieć problem. Bez wątpienia, większość z obecnych tam ludzi będzie się czuła sfrustrowana, przybita, będzie miała obniżony nastrój . Problemy mogą przerodzić się w przeszkody nie do przejścia. Prawdopodobieństwo, że pozytywna zmiana powstanie w trakcie tego procesu jest minimalne. Zapominacie o koncentrowaniu się na tym jak problemy mogą być rozwiązane.

Na szczęście jest inna droga! Możemy mieć inne podejście do problemu. Z zupełnie innej strony – możliwych rozwiązań.

Zacznij swoje strategiczne spotkanie w ten sposób: zapytaj kolegów by wymienili listę rzeczy, która idzie dobrze (pomijając bieżące problemy) - silne strony firmy, przeszłe sukcesy pracowników, momenty sukcesu, które mieli, ich ulubione wspomnienia, wszystko co działa na tyle dobrze, że chcą to zachować. Po trzydziestu minutach zapytaj ich jak się czują. Powiedzą ci, że czują nadzieję, energię, ufność, pewność, że mogą , są w stanie rozwiązać problemy. I mają rację. Prawdopodobieństwo, że z sukcesem rozwiążą problemy wzrasta, gdy przypominają sobie swoje zasoby, umiejętności, kompetencje i sukcesy z przeszłości.

Streszczenie zarządzania opartego na SFC może brzmieć tak:

• jeżeli coś nie działa, rób coś innego
• jeżeli coś działa, rób tego więcej

SF Coaching

Coaching prowadzony efektywnie związany jest z odnajdywaniem rozwiązań. Przyjmujemy w nim perspektywę przyszłości a nie przeszłości. Patrzymy do przodu a nie do tyłu. Pytamy: jak możesz to zmienić? Jak możesz to ulepszyć? Jak możesz to zrobić lepiej? A nie dlaczego to się wydarzyło i kto jest winny?
W pewnym sensie coaching managerski jest stanem umysłu, sposobem myślenia, postawą. Musisz przemieścić się z obszaru mówienia, polecania do obszaru pytania. Potrzebujesz używać pytań skoncentrowanych na rozwiązaniu by osiągnąć to co chcesz.
W coachingu skupionym na rozwiązaniach pytania są zadawane w ten sposób by kierować uwagę w stronę rozwiązań. Zamiast rozmawiania o przyczynach, powodach, trudnościach coach eksploruje z klientem przestrzeń pożądanych celów, wyjątków, które w przeszłości prowadziły do sukcesów, rozwiązań i posiadanych zasobów.

Trzy stopnie, by osiągnąć rozwiązanie:

• Klient i coach rozmawiają o pożądanej przyszłości i zmianach, które będą związane z osiąganiem jej. Jest to faza ustalania celów. Uwaga koncentrowana jest na tym momencie, kiedy cel jest już osiągnięty. Prosimy klienta by sobie to wyobraził i opowiedział nam o tym w najdrobniejszych, możliwych szczegółach. Nie zbieramy żadnych informacji o problemie. Ukonkretniamy to, jak klient chce by wyglądała przyszłość.
• Następnie klient i coach rozmawiają o niedalekiej przeszłości i szukają tych wszystkich wczesnych oznak, które świadczą o tym, że już zachodzi zmiana w pożądanym kierunku. W tym momencie coach zadaje tylko pytania związane z wszystkimi rzeczami, które dobrze funkcjonują . To pomaga klientowi zidentyfikować możliwe kroki do wykonania i wzmocnić zasoby, które posiada. Dowiedz się od klienta co działa. Pomóż mu zidentyfikować co pomoże mu zrobić progres w pożądanym przez niego kierunku. Jeżeli coś działa, niech klient robi tego więcej, jeżeli coś nie działa – niech przestanie to robić.
• Trzecia faza polega na wprowadzeniu w życie małych kroków, które były zidentyfikowane wcześniej, takich które przybliżą do odnalezienia rozwiązania, które będzie działało. Co klient może wprowadzić teraz w życie? Jest to faza eksperymentowania.

W coachingu zamiast koncentrować się na lepszym zrozumieniu problemu, koncentrujemy się na celach, rozwiązaniach, zasobach. Koncentrowanie się na rozwiązaniach umożliwia klientom osiąganie celów w krótszym czasie niż przy zastosowaniu innych metod.

Pozostanie skoncentrowanym na rozwiązaniach i skoncentrowanym na kliencie jest nie lada wyzwaniem dla coacha. Niemniej jednak zawsze jest to wartościową przygodą ponieważ pomaga klientowi odnaleźć jego własne sposoby i rozwiązania najszybciej jak to tylko możliwe. Dzięki temu pozostawiamy odpowiedzialność w rękach klienta.

Pytania:

• Co warto żeby się tutaj dzisiaj wydarzyło, dzięki czemu później mógłbyś powiedzieć, ze była to wartościowa sesja coachingowa dla ciebie?
• Co by się dzięki temu zmieniło?
• Po czym poznasz, że to osiągnąłeś?
• Co będziesz robił żeby to osiągnąć/gdy to osiągniesz?

W coachingu nie odwołujemy się do wiedzy i teorii. To co jest najważniejsze, to wykreowanie takiej przestrzeni w której coachowany sam odnajdzie swoje rozwiązania, które pasować będą do jego sytuacji i okoliczności w których się znajduje.

Narzędzia umożliwiające kreowanie rozwiązań:

• Miracle questions – poproś klienta by opowiedział ci, jak jego sytuacja by wyglądała gdyby wydarzył się cud i problem, którego teraz doświadcza, został rozwiązany. Zaproszenie klienta do zwizualizowania swojego życia bez problemu daje zaskakująco silny efekt. Daje nadzieję, na lepszą przyszłość i zapoczątkowuje pozytywną reakcję łańcuchową.
• Pozytywne wyjątki – klucz do odnalezienia rozwiązań – ciekawa sprawa z problemami jest taka, że one nie są ciągłe w czasie. Zawsze występują wyjątki od problemu, sytuacje w których problem nie istnieje lub nie jest tak rozciągły/absorbujący jak zazwyczaj. Te pozytywne wyjątki są kluczem do zmiany, do odnalezienia rozwiązania. Dopytaj klienta: Jakie zachowania/okoliczności sprawiły że ten problem nie istniał w tamtej sytuacji?
• Skale/wizualizacja progresu – coach prosi klienta o wyobrażenie sobie skali 1-10. 10 - określa poziom na którym klient całkowicie osiągnął swój cel, a 0 - określa poziom, w którym problem dalej istnieje i jest jeszcze gorszy. Coach pyta klienta gdzie na tej skali jest teraz i co to dla niego znaczy. Następnie coach pyta klienta jak sytuacja będzie wyglądała na następnym stopniu skali. Punkt przyłożenia uwagi skupia się na zwizualizowaniu sytuacji trochę lepszej. Progres dokonuje się małymi krokami. Podejmowanie małych kroków jest tu esencjonalne. Male kroki wymagają mało wysiłku a ich efekt może by bardzo duży ponieważ nieoczekiwanie zapoczątkowują łańcuch pozytywnych wydarzeń.
• Komplementowanie/ wskazywanie zasobów – coach często komplementuje klienta wprost (fantastycznie to zrobiłeś) i nie wprost (opowiedz jak udało ci się wykonać to nad wyraz trudne zadanie?) - są zaproszeniem do tego, by klient sam się pochwalił/docenił . komplementy/docenienie wskazuje rozwiązania i zasoby

SFC jest oparty na szacunku, zasobach klienta i współpracy. Klient wskazuje kierunek i zawiaduje procesem. Coach nie chce zmieniać klienta. Podejście to jest niekonfrontujące i nieosądzające. Coach jest naprawdę ciekawy i zainteresowany rozwiązaniami klienta i naprawdę nie wie, co może być najlepsze dla kogoś innego. Gdy komunikacja klienta nie jest oparta na współpracy, coach nie spostrzega tego jako opór przed zmianą, lecz jako informację dla niego, że jego interwencje nie są właściwe i musi się dopasować do perspektywy klienta raz jeszcze.

Cz.II. Stosowanie SFC w biznesie. Informacje szczegółowe.

Rozmowy oparte o SFC
Przyjrzyjmy się bliżej ważnym charakterystykom języka SFC:

• Co nadal działa?

Koncentrujemy się i rozmawiamy o tym co „ciągle działa” a nie na problemach. Nie rozmawiamy w kategoriach problemu i tego co nie działa – to jest język problemu.
Przypuśćmy, że manager skarży się wysoki poziom stresu, który odczuwa uniemożliwia mu bycie efektywnym. Zamiast pytać go by opisał to czego nie może dokończyć, albo dlaczego jest tak zestresowany, SF Coach zapyta go o te rzeczy, które może robić, może dokańczać mimo wysokiego poziomu stresu. Wyobraź sobie jak zmienia się atmosfera rozmowy.

• Jak problem się kończy jest dużo bardziej interesujące niż to jak się zaczyna

Prowadząc rozmowy bardziej jesteśmy zainteresowani tym jak problemy się kończą a nie tym jak się zaczynają.
Każdy kto ma partnera od czasu do czasu się z nim kłóci. Większość ludzi może przewidzieć z dużą dokładnością jak te kłótnie się zaczynają, co się dzieje w środku i jak się kończą. To samo dzieje się w sytuacji pracy. Jak te kłótnie się zaczynają czy rozwijają jest mniej ważne od tego jak/ czym się kończą. Kiedy określisz jak te kłótnie się kończą, nauczysz się jak przerywać/ stopować koło kłótni dużo szybciej niż do tej pory.
Jeżeli takie dyskusje będą kontynuowane, rezultatem tego będzie – „więcej tego samego”. Zamiast zadawać nieproduktywne pytania: Kto zaczął obwiniać kogo najpierw? Dlaczego? Kto ma rację? Kto powinien przyznać, że się myli? SF Coach preferuje zadawanie użytecznych pytań: jak zwykle kończą się kłótnie? Co robisz inaczej kiedy nie jesteś w sporze? Do czego obie strony się zgadzają? Jak rozwiązywaliście takie dylematy w przeszłości? Co robiliście wtedy inaczej? Jakie konstruktywne decyzje kończyły konflikt? Co będziecie robić inaczej kiedy osiągniecie porozumienie? Odpowiedzi na te pytania koncentrują uwagę na rozpoczęciu procesu współpracy i osiągania wspólnych celów.

Pytania budujące rozwiązanie

Pytania kształtują odpowiedz które dostajesz, więc zadając właściwe pytania pomagasz sobie budować rozwiązania. Ludzie zwykle zadają pytania by otrzymać informacje. Jednak SF Coach idzie dalej. Zadaje pytania by pomóc ludziom ewaluować ich własną perspektywę skoncentrowaną na problemie i skierować rozmowę w stronę rozwiązań. Dlatego pytania, które zadajesz są początkiem kształtowania rozwiązań. Zadawanie pytań w trakcie rozmowy jest bardziej oparte na współpracy niż ciągle monologowanie.
Poniżej znajduje się wykaz podstawowych pytań budujących rozwiązanie. Możesz eksperymentować z tymi pytaniami, budować na ich podstawie własne, oryginalne:

• O czym chcesz porozmawiać w trakcie tego spotkania, co będzie dla ciebie użyteczne? (ustalanie celów)
• Po czym poznasz, że problem jest rozwiązany? Skąd będziesz to wiedział? Co będziesz wtedy robił inaczej? (zorientowanie na przyszłość)
• Jaki byłby najmniejszy krok, który mógłbyś zrobić, by rozwiązać ten problem (robienie wielkich celów bardziej osiągalnymi)
• Po czym inne oddziały/departamenty/ ludzie zauważą, że czynisz postęp w tej dziedzinie? Co twój szef by powiedział, że robisz inaczej, gdyby te rzeczy się poprawiały? (rozciąganie możliwych rozwiązań na cały system)
• Co jeszcze możesz mi powiedzieć, tak bym mógł ujrzeć sytuację jeszcze dokładniej? (wzmacnianie współpracy z klientem)
• Kiedy w przeszłości rozwiązałeś podobny problem? Jak go wtedy rozwiązałeś? Kto ci pomógł? Jak on/ona ci wtedy pomógł? (używanie wyjątków i zasobów)
• Czy występują momenty/chwile kiedy ten problem jest mniej intensywny? Co wtedy dzieje się inaczej? (dodawanie szczegółów/niuansów a nie czarno-białe myślenie)
• Co coś się zmieniło w tym zagadnieniu od momentu gdy umówiliśmy to spotkanie? (wzmacnianie oznak spontanicznych zmian)
• Teraz kiedy to już osiągnąłeś jaki będzie następny mały krok który możesz zrobić? (sukces buduje/karmi sukces)
• Wyobraź sobie, że problem jest już rozwiązany. Co wtedy się zmieni? Co będziesz robił inaczej? Co twoi koledzy będą robić inaczej? Co szefowie/ zarząd będzie robił inaczej? (orientacja na przyszłość przez wizualizację przyszłości, w której problem jest rozwiązany)

Pytania te pomagają klientowi skoncentrować się na tym, co warto by robili lepiej/inaczej w przyszłości by rozwiązać problem.

* Dodatkowe pytania:

• Co musisz zmienić by uzyskać to co chcesz (np. porządek i spokój)?
• Co mogę zrobić ja by złagodzić sytuację?
• Jaki jest/będzie najmniejszy znak, który pokaże Ci, że rzeczy idą w ku poprawie/ w dobrym kierunku?
• Co będziesz robił inaczej, gdy zauważysz ten znak?

PAMIĘTAJ: PYTNIA SĄ AKUSZERKAMI ROZWIĄZAŃ

8 kroków SF coachingu

Poniżej znajduje się 8 kroków, na które warto zwracać uwagę w trakcie rozmów. Możesz je stosować tak by jak najbardziej odpowiadały specyficznej sytuacji, z którą sobie radzisz za pomocą podejścia SF.

1. Socjalizacja

Motorem zmian jest dobra relacja między Coachem a klientem (pozytywna i oparta na współpracy). Dbanie o nią nie tylko uchroni Cię przed błędami ale także umożliwi wzmocnienie postępów

2. Kontekst

Nikt nie pracuje w próżni. Żaden biznes nie toczy się w próżni. Zawsze warto wziąć pod uwagę kontekst, w którym problem się wydarza. W innym wypadku wpadniesz w „upraszczajacy rozwiązanizm” - np. Pacjent pyta: „Doktorze jak to dotykam to boli. Co powinienem zrobić? - przestać dotykać (odpowiedź doktora). Po kilku dniach pacjent zmarł. Miał nowotwór”. Diagnozowanie problemu bez rozpatrywania kontekstu minimalizuje prawdopodobieństwo odnalezienia prawdziwego rozwiązania.

3. Ustalanie celów

Czyste, konkretne, realistyczne cele są ważne dla klienta i firmy, a coacha prowadzą do interwencji których wyniki są trwałe w czasie. Pytanie: „O czym dzisiaj chciałbyś porozmawiać, co będzie miało dla ciebie duże znaczenie/ co będzie dla ciebie użyteczne?” jest standardowym pytaniem, które inicjuje ustalanie celów. Możesz używać tego pytania zaczynając każde spotkanie by koncentrować uwagę na celach a nie na gadaniu w próżnię. Sztuka SFC leży w ponownym kształtowaniu i redefiniowaniu celów tak by były jak najbardziej „możliwe do zrobienia”, użyteczne i doprowadzały do sukcesu.

4. Wyjątki

Nie ma żadnego problemu na świecie, który w czasie występowałby ciągle, bądź z tym samym natężeniem. SFC koncentruje się na wyjątkach, które są częścią rozwiązania. Te częściowe rozwiązania prowadzą do finalnego rozwiązania. Coach koncentruje się na pytaniach: Kto? Jak?Kiedy? Gdzie? W odniesieniu do wyjątków.

5. Zasoby

Tradycyjne modele zakładają, że problemy wynikają ponieważ ludzie mają deficyty by wymyślić rozwiązanie. Założeniem SFC jest to, że każdy ma zasoby by rozwiązać problem. Zadaniem managera jest pomoc pracownikowi w odkryciu tych „zapomnianych” zasobów i danie im narzędzie do zbudowania rozwiązań. Zasobami może być: motywacja, wysiłek, lojalność, współpraca, wiedza ekspercka, albo np. umiejętności komunikacyjne, kryzys/konflikt management, procedury, wglądy biznesowe, narzędzia techniczne, czas, pieniądze, uwaga itd. Czasami coś co wydaje się negatywem może być przeformułowane na pozytyw np.Kryzys – możliwość. Utrata klientów – zwraca uwagę na ich ważność. Słabe strony firmy mogą być okazjami do wprowadzenia ulepszeń. Zagrożenia mogą być szansami.

6. Komplementowanie

Jest to bardzo ważna umiejętność, często jednak zaniedbywana. Jest to naturalny sposób komunikacji dla SFC. Coachowie nie komplementują po to by zyskać przychylność kolegów czy być przyjaznymi. Celem komplementowania/doceniania jest budowanie pozytywnych, opartych na współpracy relacji, budowanie pewności siebie w kliencie, wzmacnianie skupienia na rozwiązaniu, wspieranie i wzmacnianie prawdopodobieństwa zmiany.

7. Pytania skalujące

Ludzie często myślą w kategoriach 0-1. czarno -białych. Albo-albo. Aczkolwiek większość spraw w życiu i biznesie nie jest czarno-białych. Są to różne, nieskończone odcienie szarości. . Czarno-białe myślenie szybko więzi nas w przekonaniu, że problemu nie da się rozwiązać dopóki wszystko nie jest perfekcyjne. SFC używa skali 1-10 by pomóc klientowi zdać sobie sprawę z szarości.
Skala jest używana także, by mierzyć progres w rozwiązaniu. „Jeżeli miałbym cię zapytać o umiejscowienie się na skali od 0-10, gdzie 0 -znaczy moment gdy nie osiągałeś żadnych efektów w swojej pracy a 10 – wskazuje na moment gdy problem został rozwiązany i pracujesz wydajnie i efektywnie, gdzie na tej skali znajdujesz się teraz?” Zaakceptuj jakąkolwiek klient powie liczbę i zapytaj: „Ok. Jesteś teraz na 3. Dobrze, co teraz jest już inne, że możesz sobie dać 3? Co jeszcze? Jaki jest najmniejszy z możliwych kroków, który może cię przesunąć na skali w górę? Jak myślisz ile to zajmie?”

8. Orientacja na przyszłość – „pytania cud”

Managerowie budujący rozwiązania wprowadzają pytania-cud. Pytają klienta czy da im zezwolenie na zadanie szczególnego pytania, które na początku może się wydawać nie związane z głównym tokiem rozmowy. Po tym jak klient da zezwolenie, manager zadaje następujące pytanie:
„Wyobraź sobie, że idziesz dzisiaj w nocy spać, i kiedy spisz wydarza się cud. Wstajesz rano i wiesz, że cud się wydarzył. Skąd będziesz wiedział, że cud się wydarzył? Po czym poznasz, że się wydarzył? Co będziesz robił inaczej? Co sprawi, że zdasz sobie sprawę z tego, że cud się wydarzył?”

Pytania o cud są użyteczne z wielu powodów.

• Słowo” cud” daje klientowi przyzwolenie na myślenie o najszerszym z możliwych spektrów możliwości – cuda nie mają żadnych granic ;) klient jest zachęcany do tego by myślał szeroko
• Pytanie to omija opór – odpowiedź nie musi być z „racjonalnego świata”, więc nie trzeba używać racjonalnych kontrargumentów
• Pytanie to jest zorientowane na przyszłość – odpowiedzi są powiązane z przyszłością gdzie problemy nie są już problemami. Pytania o cud zmniejszają wagę dzisiejszych i wczorajszych problemów i rekoncentrują uwagę klienta na możliwej przyszłości, w której bardziej satysfakcjonujące rozwiązania są w zasięgu ręki.
• Są eleganckim sposobem wydobywania jasnych, czystych, konkretnych celów od klienta. Odnajdywanie rozwiązań staje się dużo łatwiejsze gdy mamy ustalony, jasny cel.

To tyle mojego mądrzenia się na dzisiaj.
Powodzenia w rozmowach!!!

Autor: Olga Rzycka