Firmowe wyjazdy integracyjne - złożone przedsięwzięcie

Organizacja wyjazdu integracyjnego typu outdoor dla dużej grupy to skomplikowane przedsięwzięcie. Jak przygotować taki wyjazd ? Jak zaspokoić potrzeby i cele właściciela / zarządu, działu HR i uczestników? Wyjazd integracyjny dla 20 osób i wyjazd integracyjny dla 250 osób to projekty , które muszą różnić się od siebie. Inne bywają cele imprezy, inny program i organizacja zajęć, w inny sposób będzie dobierany hotel. A wybór firmy organizującej team building musi być o wiele bardziej staranny. Bo jeśli się nie uda, wpadkę zapamięta nie kilkunastu pracowników, ale cała firma – pracownicy i zarząd.

Cele

Szkolenia outdoor dla dużych grup organizuje się z innych przyczyn, niż wyjazdy integracyjne dla kilkunastoosobowych zespołów. W małej grupie często chodzi o to, by doszlifować więzi w zespole, zrozumieć i zaakceptować role zespołowe, nauczyć się współpracować z określonymi ludźmi, takie wyjazdy i programy często przechodzą w formę warsztatową – edukację opartą na grach.

Ale na wyjeździe dla 100 czy 500 osób to niemożliwe – trudno mówić o wzmocnieniu współpracy między tyloma osobami. Trudno mówić o definiowaniu ról zespołowych, gdy razem w zajęciach uczestniczy 10 osobnych zespołów. Bardziej w tym wypadku wyjazd integracyjne spełniają rolę motywacyjną, możliwości poznania się pracowników od pozazawodowej strony, oraz wzmocnienia więzi z pracodawcą.

Outdoor dla dużej grupy najczęściej ma następujące cele:

1. Poprawa współpracy pomiędzy zespołami w firmie. Jeśli na co dzień handlowcy są skłóceni z Biurem obsługi klienta – tu możemy ich zebrać w jednej grupie i dać zadanie wymagające współpracy. By je wykonać, będą musieli przełamać wzajemne uprzedzenia.
2. Poprawa komunikacji między działami. Dzieląc uczestników na podgrupy, przemieszamy ich pomiędzy działami. Finansista będzie więc w jedne podgrupie z marketingowcem i kadrowcem. Każdy z nich pozna osoby z innych działów. A wiadomo, że im lepiej będą się znali ludzie z rożnych zespołów, tym lepsza będzie między tymi zespołami komunikacja.
3. Poziom energii i motywacji w całej firmie. Wyjazdy integracyjne typy: outdoor znakomicie podnoszą morale załogi: ludzie mają szanse zaobserwować, że potrafią sobie poradzić z wyzwaniami, że pracują z ciekawymi współpracownikami, że firma dba o swoich ludzi i inwestuje w nich.
4. Wewnętrzna promocja kultury organizacyjnej, misji i wizji firmy. Często, poprzez odpowiedni scenariusz zajęć i dobór ćwiczeń, zarząd stara się pokazać, jakie zachowania premiuje (np. kreatywne podejście do zadań). Albo jednoczy załogę wokół wspólnej misji (która w postaci mądrze zbudowanej analogii i przenośni przedstawiona jest w zadaniu outdoor).
5. Integracja wokół zmian. Np. podbudowanie morale ludzi przed zaprezentowaniem im trudnej zmiany, albo integracja i podniesienie poziomu energii załogi po przejściu firmy przez trudny okres.
6. Integracja po fuzji i przejęciu. Np. integracja dwóch zespołów handlowych, które – choć wcześniej ostro konkurowały – teraz muszą wyzbyć się uprzedzeń i płynnie współpracować.

Dobór trenerów

1. Zgranie trenerów. Powinien być to zespół, który często i na co dzień współpracuje ze sobą, rozumie się w pół słowa i w sytuacjach problemowych (np. załamanie pogody) błyskawicznie reaguje, bez potrzeby długiego konsultowania się ze sobą. Najlepiej byłoby, gdyby był to stały zespół trenerski danej firmy. Grupa trenerska powołana tylko na potrzebę naszego outdooru - złożona np. z zewnętrznych trenerów „wolnych strzelców” - będzie miała wszystkie wady pospolitego ruszenia.
2. Charyzma głównego prowadzącego. Jeden lub dwóch trenerów będzie prowadzić te fragmenty szkolenia, podczas których wszyscy uczestnicy zbierają się razem. Będą to zwykle najważniejsze fragmenty: rozpoczęcie (zbudowanie pierwszego wrażenia, zainspirowanie grupy do pracy, dodanie energii osobom mniej zmotywowanym) i zakończenie (podsumowanie, zbudowanie ostatniego wrażenia, które zapamiętają uczestnicy). Dlatego ważne jest, by główny prowadzący był osobą dynamiczną i z charyzmą. Trener, którego główną zaletą jest refleksja, wyciszenie i spokój, nie doda energii stuosobowej grupie. Nie będzie słuchany. Co więcej – często nie będzie nawet słyszany.

Wyposażenie i sprzęt

Szkolenia i wyjazdy integracyjne często kończą się fiaskiem. Należy pamiętać, że jakość szkolenia zależy przede wszystkim od trenerów. W przypadku outdooru niemal tak samo ważny jest jednak sprzęt do ćwiczeń terenowych. Szczególnie istotny jest on przy organizacji dużych wyjazdów, bo tu drobna awaria techniczna efektem domina odbija się na całości programu.

Uzgadniając z firmą szkoleniową warunki współpracy, najlepiej upewnić się, że:
1. sprzęt do ćwiczeń był już testowany (najlepiej, jeśli firma może to udokumentować zdjęciami z poprzednich szkoleń)
2. istnieje możliwość stosowania sprzętu w miejscu, do którego jedziemy. Np. trudno planować jazdę samochodami terenowymi po parku narodowym.
3. firma ma ilość sprzętu odpowiednią do wielkości grupy (w tym trochę zapasowego). Jeśli na co dzień prowadzi zajęcia tylko w małych grupach, może mieć z tym problem, a braki sprzętowe „łatać” prowizorkami. To zwykle skutkuje obniżonym poziomem bezpieczeństwa albo wpadkami organizacyjnymi.
4. istnieje alternatywa na wypadek załamania pogody: albo firma ma drugi komplet sprzętu możliwy do rozstawienia w sali (inny zestaw atrakcyjnych ćwiczeń), albo może w ciągu pół godziny przenieść wszystko z pleneru do sali.

Hotel i teren

W Training Partners stworzyliśmy, na nasz wewnętrzny użytek, specjalną bazę polskich hoteli. Wszystkie są opisane według kilkunastu kryteriów, ważnych z punktu widzenia różnych typów szkoleń. Z naszej analizy wynika, że w sumie tylko kilka procent hoteli nadaje się do organizacji wyjazdów outdoor dla grup ponadstuosobowych. Naszym zdaniem tylko kilkadziesiąt obiektów w satysfakcjonującym stopniu spełnia większość z poniższych kryteriów:

1. Dysponuje stosowną liczbą miejsc (warunek konieczny)
2. Dysponuje wystarczająco sprawną kuchnią, by podać w jednej chwili obiad dla 100 lub więcej osób (tak, by ci ostatni nie musieli czekać)
3. Ma odpowiednie sale konferencyjne – jako alternatywę dla złej pogody. Chodzi tu o sale pozwalające prowadzić zajęcia w podgrupach dla 100 lub więcej osób. Do tego jedna z sal powinna równocześnie pełnić funkcję plenarną – czyli mieścić całą grupę.
4. Teren wokół ośrodka jest na tyle obszerny, by można zorganizować zajęcia terenowe dla 6-8 podgrup, które nie będą sobie wzajemnie przeszkadzać. Oczywiście często wymogi stawiane terenowi są wyższe: potrzebne są drzewa do zajęć linowych, staw lub rzeka do wodowania tratw, albo las, po którym można jeździć samochodami terenowymi.

Autor: Iwona Piga

Training Projects