Check lista – o czym należy pamiętać przy organizacji wyjazdu.

Powiadomienie uczestników:

a. Odpowiednio wcześnie (najlepiej miesiąc lub dwa) warto wstępnie zawiadomić o planowanym wyjeździe – by każdy mógł sobie zarezerwować ten dzień
b. Na 4-5 dni przed wyjazdem sugerujemy przekazać uczestnikom informację o formie wyjazdu (gry i zadania terenowe) i przekazać listę ubrań, które należy zabrać. ( przykład zaproszenia poniżej)

Ubezpieczenie

Zadbajmy o ubezpieczenie uczestników. Jeżeli robi to firma szkoleniowa wówczas dostarczamy listę. Potrzebne dane: imię i nazwisko, PESEL (a dla obcokrajowców numer paszportu) i adres zameldowania (nie zamieszkania tymczasowego).

Rezerwacja i kwestie organizacyjne w hotelu

a. Jeżeli znana jest konkretna data wyjazdu najlepiej jak najwcześniej dokonać wstępnych rezerwacji hoteli (optymalnie: 2 miesiące przed wyjazdem, a w miesiącach wiosennych i jesiennych, w terminach weekendowych lub dla dużych grup nawet kilka miesięcy). Proponujemy skorzystanie z bazy hoteli Training Partners – znajduje się w niej ok. 200 sprawdzonych przez nas osobiście obiektów z całej Polski, najlepiej przystosowanych do szkoleń outdoor. Zapraszamy na www.hotele.trenerzy.pl.
b. W wybranym finalnie hotelu podpisujemy umowę i wpłacamy zaliczkę, wówczas rezerwacja obowiązuje.
c. Należy również wynająć uzgodnioną z trenerami liczbę sal konferencyjnych – w razie załamania pogody odbędą się w nich zajęcia
d. Ustalenie z hotelem menu ( w tym menu dla wegetarian), przerw kawowych, menu ew. uroczystej kolacji itp., w tym ew. „otwarty bar”, – czyli kto płaci za napoje zamawiane indywidualnie przez uczestników.
e. Zaplanowanie w hotelu noclegu dla trenerów (często przyjadą oni dzień wcześniej by przygotować teren do zajęć outdoor), i innych osób obsługi; DJ, kierowca itp.
f. Przesłanie wcześniej do hotelu e-mailem lub faxem listy osób z podziałem na pokoje (kto z kim w pokoju) i danymi meldunkowymi: adres zameldowania, numer dowodu. To nie jest niezbędne, ale pomocne - znacznie przyspieszy proces meldowania uczestników do pokoju.

Atrakcje wieczorne

Warto też rozważyć ewentualne atrakcje wieczorne: grill, dyskoteki, kuligi, występy artystów, nocne podchody itp. Konieczne będzie uzgodnienie ich z hotelem i trenerami prowadzącymi zajęcia.

Dojazd

Trzeba też zaplanować dojazd (np. wynająć autokar lub przesłać osobom dojeżdżającym samochodami link do strony www lub adres i telefon do hotelu, a w przypadku hoteli ulokowanych w bardzo małych miejscowościach – nazwę najbliższej większej miejscowości)

Podział na podgrupy

W przypadku grup większych niż 25 osób, rozważyć metodę podziału na podgrupy (wielkość grupy nie powinna przekraczać 20 osób, optymalnie 12-18 osób,

Nagrody/upominki

Warto wreszcie rozważyć nagrody/upominki dla uczestników.

Zaproszenie

Zapraszamy do udziału w wyjeździe firmowym…………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Termin:
…………………………..

Godzina przyjazdu:
………………………………………………

Miejsce:
Hotel …………………….. w rejonie ……………………… adres ……………………… strona internetowa ………………………

Program zajęć
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Co zabrać ze sobą:
- Tu wpiszemy odzież jaka jest potrzebna w zależności od typu zajęć i pory roku

Jak widać, praca nad przygotowaniem dużego wyjazdu outdoor jest trudna i czasochłonna. Często wymaga nawet dwóch, trzech miesięcy pracy. Ale warto się postarać, bo taki wyjazd będzie długo wspominany przez całą załogę. To od nas zależy, czy uczestnicy zapamiętają go jako sukces, czy porażkę.

Autor: Iwona Piga

Training Partners