Planowanie projektu w 9 prostych krokach

Planowanie projektu według rozmaitych metodyk projektowych może być procesem bardzo złożonym. Jest realizowane za pomocą współzależnych zadań w toku kolejnych iteracji. Metodyka taka, jak PMBOK, jednak musi być dostosowana do dowolnie dużych i trudnych projektów. Natomiast większość naszych przedsięwzięć jest stosunkowo niewielka i prosta.

Przygotowałem zatem znacznie uproszczone podejście do planowania projektu w 9 następujących po sobie krokach.

Krok 1

Ustal cele projektu
Oceń ich wykonalność
Negocjuj ze sponsorem i otoczeniem!
Przede wszystkim musimy wiedzieć, czy nasze przedsięwzięcie ma wartość. Po co zajmować się czymś, czego korzyści będą mniejsze niż koszty i ryzyko. Po drugie musimy ustalić, czy w ogóle da to się wykonać. Moglibyśmy założyć, że w pół roku uruchomimy drugiego Googla lub dotrzemy na Księżyc. Na pewno korzyści z tego byłyby ogromne, ale samo przedsięwzięcie totalnie nierealne.
W końcu musimy zorientować się, czy jest ktoś, kto zapłaci za nasz projekt i pomoże, gdy nadejdą kłopoty. Jedną z pierwszych zasad zarządzania portfelem projektów jest identyfikacja projektów bez odpowiednio umocowanego sponsora i … kasowanie ich.
I pamiętajmy, sponsor też człowiek, nie zgadzajmy się na wszystko. Warto negocjować kompromisy, które uczynią nasz projekt mniej ryzykownym, bo np. odsuną w czasie deadline, zwiększą budżet, zmniejszą wymagania lub otrzymamy bardziej doświadczony zespół itd.

Krok 2

Ustal zakres i jego poziom jakościowy
Stwórz WBS
Punktem wyjścia dla planowania wszelkich elementów projektu jest ustalenie jego zakresu. Zakres projektu to wszystko to, co zostaje wytworzone w projekcie. Każdy element zakresu zwany jest produktem lub przedmiotem dostaw.
Zakres można sobie wyobrazić jako koszyk pełen zakupów zaraz po wyjściu ze sklepu. Nieważne, ile czasu zajęło szwendanie się po hali, ile kosztowały zakupy, jakie kroki trzeba było podjąć, aby je kupić. Ważne, co na końcu zostaje w koszyku. To jest nasz zakres.
WBS to po prostu numerowana lista elementów składających się na zakres. Owa lista może mieć różne poziomy szczegółowości, np. na kuchnię może składać się:
1. Meble
1.1. Szafki wiszące
1.2. Szafki stojące
1.2.1. Szafka duża
1.2.2. Szafka narożna
2. AGD
2.1. Zmywarka
2.2. Lodówka
2.3. Kuchenka gazowa
Pamiętajmy, że WBS przede wszystkim służy do precyzyjnej komunikacji z uczestnikami projektu. Jest to narzędzie do KOMUNIKACJI. Skrót WBS oznacza Work Breakdown Structure, po polsku Struktura Podziału Prac.

No i upewnijmy się, że zakres przedstawiony w WBS na pewno zrealizuje cele projektu. Jak nie, to “cofasz się o jedno pole” i przeplanowujesz cele lub zakres.

Krok 3

Przeanalizuj otoczenie
Zbuduj zespół
Narysuj strukturę organizacyjną projektu
Żaden projekt nie jest realizowany w próżni. Jest wykonywany przez kogoś, dla kogoś, ktoś za niego płaci, ktoś mu się przygląda, czyjejś wiedzy potrzebujemy, ktoś nam kibicuje, a ktoś tylko czycha, aby podstawić nogę.
Warto wiedzieć, w jakim otoczeniu robimy projekt. Otoczeni to obserwatorzy oraz wykonawcy prac projektowych. Upewnijmy się, że nasi wykonawcy mają kompetencje i czas, aby wykonać zakres (zawarty w WBS). Zdefiniujmy też, kto za co odpowiada i komu podlega na czas projektu – strukturę organizacyjną. Unikniemy w ten sposób sporów o decyzyjność.

Jeżeli otoczenie jest zbyt niechętne lub brakuje nam odpowiednich ludzi, cofnijmy się do etapu zakresu lub celów i zastanówmy się, co zmienić, aby projekt był bardziej realny. Może coś da się kupić na zewnątrz lub można zatrudnić brakującego fachowca. A negatywnie nastawionemu dyrektorowi dopisać cel, który spowoduje, że projekt mu się spodoba.

Krok 4

Oszacuj pracochłonność i czas trwania zadań
Do każdego punktu w WBS dopisz czas trwania. Ale uwaga, warto zapytać konkretnych wykonawców, ile im zajmie zadanie, niż samemu zgadywać. I szacunki będą wiarygodniejsze i zespół poczuje się bardziej odpowiedzialny za projekt. Gdybyśmy chcieli narysować taki plan, wyszedłby nam “kaloryfer” jak na rysunku powyżej. Długość linii oznacza czas trwania zadania, np. w dniach.

Krok 5

Ustal kolejność zadań
Teraz musimy zastanowić się, czy między zadaniami są jakieś szczególne zależności. Zwykle są to zależności polegające na tym, że jakiegoś zadania nie możemy zacząć dopóki nie skończymy innego zadania (tzw. poprzednik). Jest to zależność typu koniec – start. Na przykład nie można rozpocząć budowy domu bez pozwolenia na budowę, nie można montować mebli bez zatwierdzenia projektu kuchni.

W tym momencie utworzy nam się tzw. ścieżka krytyczna. Jest to sekwencja zadań, która trwa od startu do końca projektu, czyli wyznacza czas jego trwania. Gdybyśmy chcieli skrócić harmonogram, to tymi właśnie zadaniami powinniśmy się zająć.

No i pytanie, czy nasz projekt mieści się w zadanych przez cele terminach. Czy na przykład nie zrobimy promocji wielkanocnej w maju. Jeżeli mamy tu problem, wracamy do wcześniejszych etapów planowania i próbujemy negocjować cele lub dostosowywać zakres albo zespół ludzi.

Krok 6

Stwórz harmonogram
Uwzględnij dostępność ludzi
Podziel na etapy
Do stworzenia harmonogramu projektu pozostaje nam tylko zapytać ludzi, kiedy mają urlop lub inne zajęcia, czyli ustalić ich dostępność oraz ewentualnie podzielić projekt na części (etapy). To nam wydłuży czas trwania projektu, ale uczyni go bardziej realnym, bo co z tego, że zaplanujemy sobie zadanie na koniec grudnia, podczas gdy są święta i nikt nie przyjdzie do pracy.

Projekt dzieli się na etapy z różnych względów, m.in. dlatego, że tak szef kazał, albo dlatego, że musimy czekać na jakieś pozwolenia, zgody lub weryfikacje. Etapowanie też wydłuża projekt niestety.

Znowu pojawia się pytanie, czy zdążymy na czas. Jak nie, trzeba cofnąć się do wcześniejszych etapów planowania i coś przeanalizować jeszcze raz.

Krok 7

Oszacuj koszty wewnętrzne i zewnętrzne
Mając czasy i wykonawców wszystkich zadań, możemy ocenić ich koszt. Wracamy do WBS z przypisanymi nazwiskami ludzi i nazwami maszyn oraz czasem ich użycia i zadanie po zadaniu wpisujemy, ile będzie nas kosztować. Tak powstaje budżet projektu. Ponieważ mamy już też daty i kolejność zadań, to wiemy również, kiedy musimy mieć przygotowane pieniążki, czyli cashflow w projekcie.

W niektórych firmach czas pracy pracowników wlicza się do budżetu projektu, w innych – nie. Wydaje mi się jednakowoż, że warto przynajmniej dla własnej świadomości wiedzieć, ile osobodni zużyją nasi pracownicy, bo niekiedy okazuje się, że taniej byłoby kupić gotowy produkt zamiast odpalać wewnętrzny projekt.

I co? Stać nas na ten projekt? A może trzeba pomyśleć o dodatkowym finansowaniu albo zredukować jego koszt? To jest dobry moment, aby zadać sobie te pytania.

Krok 8

Zidentyfikuj ryzyka
Zaplanuj przeciwdziałania lub zmodyfikuj projekt
W końcu mając niemal gotowy plan projektu, możemy zastanowić się, co może pójść nie tak. Warto przyjrzeć się z całym zespołem każdemu zadaniu i zdiagnozować główne czynniki ryzyka. Ryzyko może tkwić we wszystkim: realności celów, braku wsparcia sponsora, braku kompetencji lub czasu zespołu, nieznajomości merytoryki projektu, napiętych terminów, braku pieniędzy na projekt itd. W praktyce większość projektów się spóźnia, przekracza budżet lub nie realizuje celów, zobacz badania Standish Group.

Uwaga, jeżeli jakieś zadanie okaże się bardzo ryzykowne, “cofasz się o 6 pól na planszy”. A mówiąc poważnie, wróć do odpowiedniego kroku planowania i tak przeplanuj projekt, aby to ryzyko zmniejszyć. Mówi się, że 90% problemów w projekcie zaszytych jest w nim od samego początku. Toteż etap planowania jest po to, aby je wyeliminować.

Krok 9

Uzyskaj zatwierdzenie planu projektu
W ostatnim kroku wracamy do naszego sponsora i pytamy, czy mu się podoba to, co zaplanowaliśmy. Jeżeli tak, to niech się podpisze na wydrukowanej karcie projektu. Jak nie chce się podpisać, to wracamy do planowania, bo karta sponsorowi musi się podobać. Moim skromnym zdaniem bez aprobaty sponsora nie warto zaczynać projektu, gdyż potknie się na pierwszej przeszkodzie. Ktoś w końcu zada nam okrutne i rozbrajające pytanie: “A po co ty z tym do mnie przyłazisz, przecież w firmie nikt tego nie chce?”

A tutaj zamieszczam małą ściągawkę, można ją wydrukować i użyć jako listy kontrolnej w swoim projekcie: 9 kroków planowania projektu

Powodzenia.

Powyższy schemat planowania jest oczywiście dużym uproszczeniem i został pomyślany jako ściągawka dla początkujących adeptów sztuki zarządzania projektami.

Autor: Marcin Żmigrodzki

www.octigo.pl