Techniki i media prezentacyjne

Elementy wizualne prezentacji nie mogą zdominować mówcy, który mimo wykorzystania technik wspomagających powinien nadal skupiać na sobie uwagę słuchaczy. Ważne więc jest stosowanie wszelkich mediów prezentacyjnych z wyczuciem. Dobrym rozwiązaniem jest połączenie dwóch technik prezentacji: wiodącej oraz wspomagającej. Tagi zabieg powoduje, że wystąpienie nabiera dramaturgii.

Wybór technik i mediów
Przedstawiając nasze wnioski na forum publicznym (np. w czasie seminarium, konferencji branżowej, prezentacji ofertowej czy zebrania zespołu) możemy nie tylko korzystać z niezwykle popularnych technik multimedialnych, ale także wykonywać zapiski odręczne na tablicy lub na planszach flipcharta. Możemy także zawieszać przygotowane schematy i karty moderacyjne na tablicy magnetycznej, korkowej albo bezpośrednio na ścianie. W pewnych sytuacjach warto sięgnąć po mniej popularne, a nawet zapomniane sposoby, czyli zaprezentować foliogramy, wykorzystując do tego celu rzutnik tradycyjny, a nawet pokazać z pomocą projektora przeźrocza. Do dyspozycji mamy więc szereg ciekawych metod prezentacji: ich wybór powinien zależeć nie tylko od rodzaju prezentacji, preferencji słuchaczy, ale także od ich liczebności.

Dobór metody
Wszelkie tablice, na których dokonujemy w trakcie prezentacji odręcznych szkiców i zapisków (tablica biała i tradycyjna, a także flipchart) oraz umieszczamy uprzednio przygotowane plansze i schematy (tablica magnetyczna i korkowa), najlepiej sprawdzają się wtedy, kiedy w sali znajdują się mniej liczne grupy słuchaczy (do ok. 15-20 osób). Związane jest to z bardziej interaktywnym i bezpośrednim podejściem prelegenta do odbiorców, a także z ich aktywnością. Dokonywanie w trakcie prezentacji szkiców i notowanie „na gorąco” haseł jest więc dobrym rozwiązaniem. W liczniejszych gremiach lepiej sprawdzą się rzutniki: zarówno multimedialny, jak i tradycyjny.

Prezentacja multimedialna
Techniką wymagającą starannego przygotowania od strony technicznej jest prezentacja multimedialna. Daje nam ona wiele możliwości: statyczne hasła i obrazy mogą przecież zostać wzbogacone materiałem dynamicznym (np. animacją, filmem). Komponując prezentacje multimedialne łatwo jednak popaść w przesadę. Pamiętajmy, że graficzna forma prezentowanych materiałów nie może przysłaniać ich treści: w tym przypadku sprawdza się zasada, że im mniej (i oszczędniej), tym lepiej. Grzechem wielu prelegentów jest przygotowywanie zbyt wielu plansz prezentacji multimedialnej, a także obciążanie ich zbyt dużą ilością materiałów tekstowych. Na omówienie jednej planszy prezentacyjnej, na której umieszczono od sześciu do ośmiu haseł, potrzebujemy ok. dwóch - trzech minut. Dodajmy do tego dwie minuty na dodatkowe wyjaśnienia oraz ewentualne pytania słuchaczy. Realizując więc 20-minutową prezentację, przygotujmy najwyżej cztery - pięć plansz. Planując zaś 45-minutowe wystąpienie, ograniczmy część wizualną do ok. 10 sztuk.

Ważne przygotowania
Korzystanie z poszczególnych metod prezentacyjnych może wiązać się z niebezpieczeństwami natury organizacyjno-technicznej. Korzystając z flipcharta lub białej tablicy, przygotujmy więc parę zapasowych grubych pisaków (w kilku kolorach - w celu wzmocnienia sugestywności przekazu), pamiętając, że mają one niestety skłonność do szybkiego wysychania. Prowadząc prezentację z wykorzystaniem kart moderacyjnych i tablic, zaopatrzmy się w odpowiednią ilość magnesów, pinezek, a nawet taśmy klejącej (jeżeli okaże się, że pewne plansze trzeba będzie z powodu braku miejsca nakleić bezpośrednio na ścianie). Korzystając z mediów bardziej skomplikowanych (np. z rzutników multimedialnych), zarezerwujmy czas na przygotowania techniczne – jeszcze przed przybyciem pierwszych słuchaczy. Pamiętajmy także o koniecznym zaciemnieniu pomieszczenia: plansze i foliogramy prezentowane nawet w przyciemnionych w niewielkim stopniu salach zyskują na wyrazistości.

*Elżbieta Żurek jest trenerem i ekspertem z zakresu profesjonalnej komunikacji oraz autorką trzech książek na temat wystąpień i prezentacji – w tym publikacji „Wystąpienia perswazyjne. Biznes, media, polityka”. Inne porady, wskazówki i artykuły na ten temat na stronie internetowej: www.elzbietazurek.com