Po co nam system zarządzania szkoleniami?

Wszyscy rozumiemy wagę i znaczenie, jakie ma dbałość o odpowiedni poziom wiedzy pracowników. Inwestowanie w rozwój pracowników to już standard.

Organizowanie szkoleń zajmuje jednak wiele czasu, koncentrujemy się więc najczęściej na podstawowych elementach. Planując szkolenia poświęcamy mnóstwo czasu na przygotowywanie i rozsyłanie e-maili, zbieranie potwierdzeń, tworzenie list uczestników w Excelu, i oczywiście nanoszenie wszelkich zmian. W dbałości o jakość szkoleń rozdajemy uczestnikom ankiety ewaluacyjne, ale nie mamy czasu, żeby je potem wpisać i przeanalizować. Chcemy badać efektywność naszych szkoleń, więc robimy testy wiedzy, ale z nimi postępujemy podobnie: papierowe testy po szybkim sprawdzeniu najczęściej chowamy do szafy. Nie mamy czasu na przetworzenie tych danych, bo musimy przygotować kolejne raporty i zająć się logistyką kolejnego szkolenia!

A gdyby tak zautomatyzować te działania? Pozwolić technologii zająć się tym za nas?

System zarządzania szkoleniami daje taką możliwość. Ułatwia efektywne zarządzanie działalnością szkoleniową odciążając nas w żmudnej administracyjnej pracy. Wspiera nas w zarządzaniu procesem szkoleniowym na każdym etapie:

•  w identyfikacji potrzeb szkoleniowych;
•  w planowaniu szkoleń;
•  w realizacji działań szkoleniowych;
•  w ewaluacji szkoleń i badaniu efektywności;
•  w zarządzaniu budżetem szkoleniowym;
•  w raportowaniu.

System roześle za nas zaproszenia do uczestników szkoleń, zgromadzi zgłoszenia i będzie je na bieżąco uaktualniał, nam pozostawiając możliwość podglądu i modyfikacji listy uczestników. W systemie znajdziemy gotową listę obecności do wydruku i inne niezbędne dokumenty. Po szkoleniu system roześle za nas ankiety ewaluacyjne i testy wiedzy online do pracowników, zgromadzi wyniki i przekaże nam zagregowane i atrakcyjne wizualnie raporty. Przypomni nam o zbliżającym się terminie wygaśnięcia uprawnień pracowników, poinformuje o oczekujących zgłoszeniach na szkolenia zewnętrzne lub ostrzeże o przekroczonym budżecie szkoleniowym. Taki system potrafi naprawdę wiele. W dodatku coraz częściej nie trzeba go instalować na serwerach organizacji, wystarczy zwykły komputer z dostępem do Internetu i już można w pełni korzystać z jego możliwości.

Wykorzystanie takiego rozwiązania pozwoli nam nie tylko zaoszczędzić czas, ale przede wszystkim da nam pełną kontrolę nad procesem szkoleniowym w organizacji. Posiadając bieżący dostęp do zawsze aktualnej informacji o działaniach szkoleniowych pracowników, o ich efektywności i jakości, możemy od razu sprawnie reagować. Wpłyniemy tym samym pozytywnie na podwyższenie poziomu i jakości wiedzy naszych pracowników, a przecież o to właśnie nam chodzi.

Autor:
Agnieszka Święch
Xaurum Polska sp. o.o.
www.xaurum.pl