Podstawy efektywnej komunikacji interpersonalnej w organizacji Lean

Opis szkolenia i cel
Zapytano trzech robotników w fabryce, co robią? Pierwszy odpowiedział, że maluje płaskowniki, drugi - że montuje ramę, trzeci - że buduje najlepszy kombajn w Europie.
Efektywna komunikacja wewnątrz firmy zwiększa zaangażowanie pracowników i zmniejsza ich opór wobec zmian, wręcz angażując ich w proces niekończącego się doskonalenia. Stanowi podstawę zasadniczych funkcji organizacji, takich jak sprawowanie kontroli, motywowanie oraz informowanie. Pracownicy, którzy wiedzą, co dzieje się w firmie, jakie są planowane działania i kto będzie za co odpowiedzialny, czują się szanowani i traktowani poważnie. Ich podejście do wykonywanych zadań jest wówczas znacznie bardziej solidne.

Dlaczego prawidłowa komunikacja jest ważna?
1.    Pracownicy muszą przekazywać efektywnie informacje, aby nawiązać wzajemne stosunki, w przeciwnym razie będą narażeni na stres, poczucie alienacji, rozczarowanie
i odrzucenie przez innych.
2.    Nabywanie wiedzy od innych współpracowników i przełożonych oraz ciągłe uczenie się w oparciu o cudze doświadczenia ma znaczący wpływ na osiąganie sukcesów własnych.
3.    Umiejętności efektywnego komunikowania się w otoczeniu zawodowym pomagają w budowaniu kontaktów w atmosferze zaufania, otwartości i szacunku dla innych oraz siebie samego.
4.    Poznanie podstawowych technik komunikacji pozwala na obronę siebie w sytuacjach trudnych oraz radzenie sobie z atakiem, krytyką i odrzuceniem w kontaktach wewnątrz i na zewnątrz firmy.
•    rozwijanie pro aktywnych postaw interpersonalnych i komunikacyjnych w pracy liderów LEAN,
•    przekazanie niezbędnej wiedzy i trening umiejętności komunikacyjnych podnoszących efektywność w realizacji zadań wynikających z kultury organizacyjnej LEAN.
Warsztaty w praktyczny sposób przygotowują uczestników do pełnienia ról przywódczych pozwalających na budowanie dobrych relacji z pracownikami. Liczne ćwiczenia i przykłady uczą metodycznego rozwiązywania problemów w kontaktach międzyludzkich w firmie. Idea KAIZEN wymaga od liderów umiejętności eliminowania trudności związanych z wprowadzaniem ciągłych zmian. Dlatego warsztaty kształtują również umiejętności zapobiegania i rozwiązywania konfliktów wynikających z niezrozumienia celów, strachu przed „nieznanym” czy też wzajemnych animozji i niechęci.

Korzyści dla uczestników
•    znajomość metodyki rozwiązywania konfliktów w kontaktach międzyludzkich,
•    ukształtowanie u uczestników umiejętności zapobiegania konfliktów wynikających z niezrozumienia celów, strachu czy niechęci,
•    wiedza na temat autorytetu lidera Lean,
•    poznanie sztuki perswazji i przekonywania,
•    pozyskanie umiejętności do asertywnej odmowy.

Czas trwania
16 godzin dydaktycznych - 2 dni

Program szkolenia
1.    Wprowadzenie:  
•    poznajmy się – „Interview” – zadanie interaktywne,
•    czym jest Lean?
•    nasze silne i słabe strony: „Mur kompetencji” w organizacji Lean,
•    profil kompetencji indywidualnych i zespołowych a koncepcja Kaizen,
•    Mini leksykon LEAN.

2.    Zbudowanie modelu porozumiewania się oraz zasad dobrej komunikacji w organizacji LEAN:
•    „Strategia firmy na rynku konkurencyjnym” – gra fabularyzowana,
•    strategia wspólnoty celów w organizacji LEAN,
•    definicja komunikacji interpersonalnej – zasady, cele,
•    źródła problemów rozbieżności w komunikacji – modele, wartości, przekonania,
•    typowe bariery komunikacyjne w organizacji LEAN – Jak odwrócić piramidę?

3.    Mentalność lidera KAIZEN:
•    gracz czy ofiara? – doświadczenie z grawitacją – ćwiczenie na forum,
•    postawa i nastawienie – filary efektywności w Gemba,
•    budowanie pozytywnych relacji, jako fundament porozumienia,
•    umiejętność oddzielania ludzi od problemu – zmiana mentalności z poszukiwaczy winnych na odkrywców rozwiązań,
•    co decyduje o moim podejściu do zadań LEAN?
•    strefa wpływu czy strefa troski? – kluczowa umiejętność analizy sytuacji – przygotowanie do stosowania narzędzi rozwiązywania problemów wg LEAN.

4.    Kompetencje komunikacyjne w pracy liderów LEAN:
•    „Sprawa kryminalna w odcinkach” – zadanie zespołowe,
•    odróżnianie wyobrażeń i interpretacji od faktów,
•    rola lidera – koordynatora Lean,
•    działanie na podstawie niepełnych informacji,
•    przekazywanie informacji - precyzja w konstruowaniu komunikatów,
•    test JOHARY – w którym oknie siedzisz? – szanse i zagrożenia w komunikacji lidera LEAN.

5.    Autorytet lidera Lean – czy można się tego nauczyć?
•    „Test Millgrama” – rola komunikacji w budowaniu autorytetu,
•    komunikacja niewerbalna i jej wpływ na relacje z podwładnymi i przełożonymi,
•    atuty komunikacyjne w służbie liderów KAIZEN,
•    inteligencja emocjonalna – jak panować nad emocjami własnymi i wpływać na emocje innych?
•    test inteligencji emocjonalnej – zadanie na forum zespołu.

6.    Inteligencja społeczna w organizacji Lean:
•    podstawy pozytywnych relacji w pracy zespołów produkcyjnych,
•    zadanie symulacyjne – praca w podzespołach – wnioski do dalszej pracy,
•    postawa i nastawienie w sytuacjach konfliktowych,
•    jasne i konkretne cele i zadania jako podstawa efektywności,
•    nastawienie na realizację celów produkcyjnych i rozwiązywanie problemów,
•    oddziel człowieka od problemu.

7.    Komunikacja interpersonalna w praktyce:
•    „Skomplikowana konstrukcja” – gra symulacyjna, zarządzanie informacją i efektywny przekaz,
•    kontakt na poziomie werbalnym,
•    spójność komunikacji werbalnej i niewerbalnej,
•    zakazane zwroty i wyrażenia w komunikacji zawodowej,
•    umiejętność dostosowania się do różnego stylu komunikacji podwładnych i przełożonych.

8.    Umiejętność słuchania i przekazywania informacji – sztuka perswazji:
•    „Historia pewnego zwierzaka” – zadanie na forum,
•    aktywne słuchanie – nasza definicja,
•    dlaczego warto słuchać?
•    jak skutecznie perswadować?
•    parafraza i klaryfikacja, jako narzędzia precyzujące przekaz,
•    otwórz się i słuchaj! – scenki sytuacyjne.

9.    Zbieranie informacji:
•    umiejętność zadawania pytań – rodzaje pytań i ich zastosowanie,
•    odkrywanie potrzeb i kryteriów decyzyjnych rozmówcy,
•    zadawanie pytań – jako sposób na kierowanie rozmową i uwagą rozmówcy.

10.    Asertywność i empatia w pracy lidera KAIZEN:
•    „Dramatyczny lot balonem” – strategiczne decyzje lidera i zespołu – zadanie symulacyjne,
•    zrozumieć drugą stronę – wejdź w buty podwładnego lub przełożonego,
•    typowe zwroty i zachowania empatycznego lidera,
•    zasady wyrażania własnego zdania w granicach nie naruszających praw i terytorium psychicznego innych ludzi,
•    budowa modelu wyrażeń asertywnych.

11.    Elementy komunikacji w praktyce LEAN:
•    zarządzanie wizualne czyli…?
•    5S i zarządzanie wizualne,
•    kanban w naszej firmie,
•    spotkania informacyjne w obszarach,
•    tablice i matryce informacyjne,
•    oznaczenia obszarów, komunikaty BHP,
•    gospodarka magazynowa, stany min i max,
•    komunikacja w zespołach Kaizen,
•    przykłady zasad komunikacji zgodnych z Lean w naszej firmie.

12.    Jak komunikować w czasie wdrażania narzędzi Lean? – sztuka perswazji i przekonywania:
•    dlaczego powinniśmy przestrzegać zasad 5S?
•    jak wdrażać nowe standardy pracy?
•    korzyści dla firmy i pracowników przy realizacji koncepcji Kaizen,
•    co się stanie jeżeli nie wdrożymy skutecznego systemu sugestii w firmie?
•    jak możemy wygrywać z konkurencją ograniczając MUDA we własnych obszarach pracy?
•    narzędzia do diagnozy i rozwiązywania problemów – dlaczego musimy umieć z nich korzystać?
•    przezbrojenia wg SMED – co nam to daje?
•    sytuacje z mojego obszaru... - ćwiczenia.

13.    Trudny podwładny, trudny szef – czyli z życia zaczerpnięte:  
•    co się zdarzyło na jednym z wydziałów? – studium przypadku,
•    powody trudnych zachowań,
•    ludzie jak zwierzęta z bajki – rys psychologiczny (Od wściekłego psa po nieśmiałą łanię),
•    jak pracować z różnymi typami osobowościowymi?
•    scenki sytuacyjne – zamiana miejscami – podwładny/przełożony.

14.    „Mini Fabryka Lean” – gra symulacyjna:  
•    komunikacja wewnątrz i pomiędzy wydziałami w praktyce,
•    zdolność współdziałania na bazie poznanych zasad komunikacji.

15.    Podsumowanie i wnioski:  nad czym powinniśmy pracować?
•    zadanie do wykonania na przyszłe warsztaty,
•    ocena warsztatu i certyfikaty.