Dokumentacja pracownicza w 2026 roku

Audyt wymogów dokumentacyjnych, kilkadziesiąt gotowych wzorów dokumentów, najświeższe stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Państwowej Inspekcji Pracy oraz Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczące prowadzenia dokumentacji kadrowej.

Sprawdź, czy dokumentacja kadrowa Twojej firmy jest kompletna i co się zmieni w aktach pracowniczych w 2026 roku?
Bądź na bieżąco z nowymi obowiązkami dokumentacyjnymi, projektem rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej i najnowszymi stanowiskami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Państwowej Inspekcji Pracy oraz Urzędu Ochrony Danych Osobowych w obszarze prowadzenia dokumentacji kadrowej.

Na naszym szkoleniu znajdziesz odpowiedzi na kilkadziesiąt pytań stawianych w obszarze prowadzenia dokumentacji przez działy kadr.
Rozwiejesz wątpliwości dotyczące przechowywania, archiwizacji i udostępniania dokumentów papierowych i elektronicznych.
Unikniesz błędów w dokumentacji i zarzutów stawianych przez Inspektora PIP podczas kontroli.

Weź udział w szkoleniu – otrzymasz pakiet kilkudziesięciu aktualnych wzorów dokumentów kadrowych gotowych do zastosowania od zaraz! 

Podczas szkolenia nasz Ekspert, wieloletni prawnik PIP omówi dokumenty, które muszą znaleźć się w aktach osobowych w 2026 roku, z uwzględnieniem planowanych zmian w przepisach.

Dr Piotr Wąż odpowie na wiele trudnych pytań i udzieli praktycznych wskazówek dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 2026 roku.

Dokonasz z Ekspertem audytu dokumentacji pracowniczej i dowiesz się między innymi:

• Jakie dokumenty niewymienione w przepisach rozporządzenia można przechowywać w aktach osobowych?
• Czy dokumentacja pracownicza może być prowadzona w języku obcym?
• Czy pracodawca po przejściu na formę elektroniczną prowadzenia dokumentacji może zobowiązać pracownika do uzyskania podpisu elektronicznego,
• Jakie rodzaje dokumentów mogą być gromadzone w każdej z części akt osobowych w tym w nowej części E akt osobowych?
• Jak długo należy przechowywać w aktach osobowych dokumenty potwierdzające pozytywny wynik kontroli lub badania na obecność w organizmie pracownia alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu?
• Jakie dokumenty związane z pracą zdalną należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej?
• Jak sformułować treść tzw. informacji dodatkowej (informacji o warunkach zatrudnienia)?
• Jakie dokumenty są przechowywane w dokumentacji pracowniczej w wyniku wdrożenia dyrektyw Nr 2019/1152 i 2019/1158,
• Z jakich ułatwień mogą skorzystać pracownicy składający wnioski w przedmiocie uprawnień związanych z rodzicielstwem,
• Jakie wnioski pracownicy wykonujący pracę zdalnie mogą składać w postaci elektronicznej,
• Czy skierowanie na badania profilaktyczne może zostać wysłane do pracownika w formie elektronicznej i w jaki sposób przechowywać je w papierowej dokumentacji pracowniczej,
• Czy dopuszczalne jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej jedynie dla części załogi, zaś dla pozostałej części załogi w wersji elektronicznej?
• Czy umowa o pracę może być zawarta w formie mieszanej (elektroniczny podpis pracodawcy i własnoręczny podpis pracownika) i w takiej postaci przechowywana w aktach osobowych?
• Na jakich warunkach pracodawca może połączyć dokumentację pracowniczą z różnych okresów zatrudnienia pracownika ponownie przyjmowanego do pracy?
• Przez jaki okres należy przechowywać listy obecności i harmonogramy czasu pracy oraz czy należy je przechowywać w dokumentacji pracowniczej?
• Na czym polega dostosowanie „starych” akt osobowych (sprzed 2019 r.) do aktualnych wymogów dotyczących dokumentacji pracowniczej?
• W jakich przypadkach nie można kontynuować prowadzenia dokumentacji na bazie poprzedniego zbioru w przypadku ponownego zatrudnienia w firmie?
• Jakie dokumenty związane z korzystaniem z uprawnień związanych z rodzicielstwem przechowujemy w aktach osobowych, a jakie w dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy?
• W jakiej postaci należy przechowywać wypowiedzenie umowy o pracę opatrzone podpisem kwalifikowanym w sytuacji, gdy pracodawca prowadzi papierowe akta osobowe?
• Czy każdy dokument związany z zatrudnieniem powinien być przechowywany wyłącznie w postaci odpisu lub kopii?
• Jakie konsekwencje wynikają z zasady zamkniętego charakteru katalogu dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy?
• W jaki sposób dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej i odwrotnie?
• Czy poszczególne części dokumentacji pracowniczej można prowadzić w formie mieszanej, tj. częściowo w postaci elektronicznej a częściowo papierowej?
• Jakich reguł wynikających z RODO należy przestrzegać przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej?
• Jak ustalać okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od okresu zatrudnienia pracownika?
• Czy można przechowywać w aktach osobowych dane zgromadzone przed wejściem w życie RODO?
• Czy w aktach osobowych można przechowywać notatki służbowe?
• Czy w aktach osobowych można przechowywać odpisy/kopie świadectw pracy z poprzednich zakładów pracy pracownika?
• Jak przechowywać e-zwolnienia?
• Jak udokumentować okres pracy za granicą wpływający na zakres uprawnień pracowniczych w kraju?
• Jaka jest podstawa prawna przechowywania skierowań i orzeczeń lekarskich wydanych na rzecz innego pracodawcy?
• Czy w aktach osobowych należy przechowywać korespondencję z komornikiem?
• Gdzie należy przechowywać tytuły egzekucyjne?
• Gdzie przechowywać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz klauzulę informacyjną RODO?
• Czy dokumenty zgłoszeniowe ZUS i US należy przechowywać w części B akt osobowych?
• Czy pracownik może zachować oryginały zaświadczeń (certyfikatów, dyplomów) o ukończeniu kursów lub szkoleń, na które został wysłany przez pracodawcę?
• Czy w aktach pracownika należy przechowywać oryginał czy kopię zaświadczenia o szkoleniu okresowym bhp?
• Czy należy odnotowywać liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracownika zatrudnionego w systemie zadaniowego czasu pracy?
• Jaka wygląda procedura odbioru całości dokumentacji lub jej części oraz procedura wydawania jej kopii?
• Jak pod rządami obecnych przepisów wystawić duplikat świadectwa pracy?
• Jak przebiega proces wydawania dokumentacji lub jej części pracownikowi, byłemu pracownikowi i członkom najbliższej rodziny pracownika lub byłego pracownika?
• W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany wydać całość lub część dokumentacji członkom najbliższej rodziny pracownika lub byłego pracownika?
• W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi/byłemu pracownikowi odpis całości lub części dokumentacji pracowniczej?
• Jak często pracodawca jest zobowiązany wydawać całość lub część dokumentacji pracowniczej na wniosek uprawnionych osób?
• Czy pracodawca może pobierać opłatę za wydanie odpisu dokumentacji pracowniczej?
• Jakie warunki techniczne (w tym temperatura i wilgotność powietrza) należy spełnić przy przechowywaniu dokumentacji papierowej?
• Jakie warunki techniczne należy spełnić przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej?
• Czy pracownik/były pracownik może zażądać wydania dokumentacji lub jej części w postaci elektronicznego odpisu, jeżeli dokumentacja prowadzona była w formie papierowej i odwrotnie?
• W jakich przypadkach okres przechowywania dokumentacji ulega wydłużeniu?
• Jakiej grupie pracowników pracodawca jest zobowiązany wydać informację o długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej?
• Jak liczyć okres roku nienagannej pracy uprawniający do usunięcia z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową?
• W jakich przypadkach dokumentacja pracownicza ponownie zatrudnionego pracownika podlega dwom różnym okresom przechowywania?
• Czy plan urlopu należy do kategorii dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, przechowywanych w dokumentacji pracowniczej?
• Jakie reguły rządzą przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w okresie przejściowym (w odniesieniu do dokumentacji pracowników, którzy byli zatrudnieni w dniu 1. stycznia 2019 r.)?
• Jakie są okresy przechowywania kart ewidencji czasu pracy w okresie przejściowym?

Nasze szkolenia online odbywają się w komfortowych grupach i dają możliwość interakcji z Prowadzącym, zadawania pytań, prowadzenia dyskusji w czasie rzeczywistym.

Dokumentacja pracownicza w 2026 roku – program szkolenia:

Pojęcie i zakres dokumentacji pracowniczej.
Ochrona danych osobowych w stosunkach pracy

• dane, których może żądać pracodawca od kandydata do pracy i pracownika
• dane zwykłe, dane wrażliwe, dane biometryczne
• dane pozyskiwane na podstawie przepisów prawa i/lub zgody osoby, której dotyczą

Zasady prowadzenia akt osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy

• warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej
• papierowa i elektroniczna postać dokumentacji pracowniczej
• okresy przechowywania
• udostępnianie i wydawanie dokumentacji osobom uprawnionym
• ustawa o języku polskim a dokumentacja pracownicza
• niszczenie dokumentacji pracowniczej
• przechowywanie dokumentacji nieprzewidzianej w przepisach

Omówienie poszczególnych dokumentów wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej, zasad ich tworzenia oraz związanych z nimi praw i obowiązków stron stosunku pracy.

Postępowanie z dokumentacją pracowniczą w szczególnych przypadkach

• zniszczenie lub zagubienie
• przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę
• upadłość lub likwidacja pracodawcy

Najczęstsze błędy związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.

Odpowiedzialność za naruszenie przepisów o dokumentacji pracowniczej.

SZKOLENIE POPROWADZI:

Dr nauk prawnych, charyzmatyczny wykładowca, uznany ekspert i autor licznych artykułów i komentarzy do Prawa Pracy. Jeden z niewielu ekspertów w Polsce legitymujących się specjalizacją w zakresie delegowania pracowników polskich do pracy za granicę. Posiada umiejętność przekazywania trudnych problemów prawniczych prostym zrozumiałym językiem, co podkreślają uczestnicy szkoleń i warsztatów.

Biegły sądowy z zakresu delegowania pracowników do pracy za granicę, wpisany na listę biegłych Sądu Okręgowego w Katowicach.

Publikuje na łamach takich czasopism, jak: „Prawo spółek”, „Rejent”, „Przegląd prawa handlowego”, „Monitor prawa pracy”, „Praca i zabezpieczenia społeczne”, „Prawo Europejskie w praktyce”, „Rzeczpospolita”.

Autor publikacji na temat delegowania pracowników do pracy za granicę oraz wielu opracowań z zakresy legalności zatrudnienia cudzoziemców:

• Stosunek pracy z elementem zagranicznym,
• Charakterystyka transgranicznego stosunku pracy na tle dyrektywy nr 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady,
• Czasowe delegowanie do innego państwa a zagraniczna podróż służbowa,
• Zagadnienie stosowania prawa właściwego wobec pracowników delegowanych w świetle postanowień dyrektywy 97/71/WE,
• Gdy Francuz pracuje nad Wisłą,
• Ochrona interesu pracownika w stosunkach pracy z elementem obcym. Wybrane zagadnienia kolizyjno-prawne,
• Projekt dyrektywy w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług.

Autor publikacji książkowych dotyczących delegowania pracowników do pracy za granicę, komentarza do Kodeksu pracy.

Nagrodzony wyróżnieniem ZŁOTE SZELKI za wyjaśnianie skomplikowanych problemów prawnych zrozumiałym i klarownym językiem, przybliżanie czytelnikom najważniejszych kwestii dotyczących uprawnień i obowiązków pracowników oraz pracodawców, wnikliwe omówienie takich zagadnień, jak mobbing, wypadki w drodze do i z pracy, praca w porze nocnej, itd.

PRZYDATNE INFORMACJE ORGANIZACYJNE:

Wymagania sprzętowe:

• W celu prawidłowego i pełnego korzystania ze szkolenia należy posiadać urządzenie (komputer, laptop lub smartfon) z dostępem do Internetu, kamerą i mikrofonem.
• Proste, intuicyjne uruchamianie szkolenia na urządzeniach.
• Po rejestracji na szkolenie wszystkie kwestie techniczne będą Państwu przesłane drogą mailową.
• Nasze szkolenie umożliwia interakcję i zadawanie pytań na każdym etapie prowadzanie. Uczestnicy mają bezpośredni kontakt z Prowadzącym bez konieczności zadawania pytań na czacie.

Zaplanuj czas w godzinach 9:00-15:30.

8.30 – 9.00 Logowanie do platformy i sprawdzanie ustawień

Cena szkolenia wynosi 740 zł netto.
Do podanej kwoty zostanie doliczony VAT w wysokości 23%.

Dla instytucji budżetowych i firm, które finansują szkolenie w ponad 70% z środków publicznych, istnieje możliwość wystawienia faktury VAT ze stawką zwolnioną. Aby uzyskać taką fakturę należy przesłać do nas oświadczenie o finansowaniu usługi szkoleniowej ze środków publicznych.

Cena szkolenia obejmuje: udział w szkoleniu z sesją pytań i odpowiedzi, materiały szkoleniowe w wersji pdf, elektroniczny certyfikat o podwyższeniu kwalifikacji zawodowych.

OSiI Effect nie wyraża zgody na jakąkolwiek formę utrwalania, powielania, udostępniania lub nagrywania przebiegu szkolenia. Treść szkolenia i materiały szkoleniowe objęte są prawami autorskimi.